Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg | EDIH HamburgE-Rechnung im Handwerk
Die E-Rechnungs-Pflicht steht an und bringt neben Auflagen auch Entlastung für Handwerksbetriebe.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ermöglicht eine automatische Verarbeitung von Rechnungen, wodurch Betriebe Zeit und Ressourcen sparen können – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein großer Vorteil. Erfahren Sie, wie Sie sich als Handwerker bestmöglich auf die E-Rechnungs-Pflicht zum 01.01.2025 vorbereiten können.
Für welche Handwerksbetriebe gilt die E-Rechnungs-Pflicht?
Alle Handwerksbetriebe müssen zum 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab dem 01.01.2028 sind Betrieb dann auch dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Davon betroffen ist das inländische Geschäftskundengeschäft (B2B), also wenn Leistungen an unternehmerische Auftraggeber aus Deutschland erbracht werden. Davon ausgenommen ist hingegen das Privatkundengeschäft (B2C), hier müssen keine elektronischen Rechnungen verschickt werden.
Wann wird die E-Rechnung Pflicht fürs Handwerk?
Die Pflicht zur E-Rechnung tritt schrittweise in Kraft:
- Ab dem 01.01.2025 sind alle Handwerksbetriebe zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet.
- Ab dem 01.01.2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen an Geschäftspartner ausstellen und versenden können.
- Ab dem 01.01.2028 sind dann auch alle anderen Unternehmen dazu verpflichtet.
Im Geschäftskundenbereich (B2B) ist das Versenden von Papierrechnungen nur noch im Rahmen der oben dargestellten Übergangsregelungen erlaubt. Der Versand von Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z.B. pdf-Format) ist innerhalber der Übergangsregelungen nur mit Zustimmung des Kunden erlaubt.
Im Privatkundenbereich (B2C) können Papierrechnungen ohne Einschränkung gestellt werden, der Versand von E-Rechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten ist jedoch ebenfalls nur mit Zustimmung des Kunden erlaubt.
Dauerhaft ausgenommen von der E-Rechnungs-Pflicht sind Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8-29 UStG. Das gilt sowohl für den Versand als auch den Empfang, d.h. Empfänger müssen dem Versand von E-Rechnungen zugestimmt haben – eine widerspruchslose Annahme von E-Rechnungen reicht dafür schon aus. Gleichzeitig haben Sie aber auch das Recht zu widersprechen, sollten Ihnen E-Rechnungen ausgestellt werden (siehe BMF-Schreiben).
Was ist eine E-Rechnung?
Im Vergleich zu einem Word- oder pdf-Dokument, sind die in einer E-Rechnung enthaltenen Daten elektronisch lesbar und zuordenbar. Das ist wichtig, damit eine Software erkennt, ob es sich z.B. bei „2025“ um ein Datum, eine Rechnungsnummer oder die Rechnungssumme handelt. Man spricht deswegen auch von einem sogenannten strukturierten Rechnungsformat (XML-Format), das bei einer E-Rechnung zusätzlich auch die Vorgaben der EU-Richtline EN 16931 erfüllen muss. In Deutschland sind dies insbesondere die Rechnungsformate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“.
Was Sie jetzt tun sollten
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie ab dem 01.01.2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und zu archivieren. Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach aus, allerdings sind E-Rechnungen nur im ZUGFeRD-Format für Menschen lesbar, das XRechnung-Format ist ausschließlich von Maschinen lesbar. Daher brauchen Betriebe mindestens eine Visualisierungssoftware, mit der sie E-Rechnungen auch im XRechnung-Format lesbar machen können. Da E-Rechnungen aber auch 10 Jahre lang elektronisch archiviert werden müssen, kann es sich für Betriebe lohnen, die Umstellung auf die E-Rechnung zum Anlass zu nehmen, sich insgesamt digitaler aufzustellen – z.B. durch die Einführung einer Branchensoftware. Mit einer Branchensoftware können Betriebe ihre gesamte Wertschöpfungskette digital abbilden: Von der Angebotserstellung bis hin zur Lagerverwaltung – Rechnungserstellung und -archivierung inklusive.
Wer seine Buchhaltung durch den Steuerberater erledigen lässt, kann sich möglicherweise an das vom Steuerberater genutzte System anbinden lassen.
Daraus leiten sich für Sie folgende Fragen ab:
- Klären Sie mit Ihrem aktuellen Software-Anbieter oder -Dienstleister, ob Sie ab dem 01.01.2025 mit Ihrer derzeitigen Software in der Lage sein werden, E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und zu archivieren.
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und wenn ja, wie er Sie an sein Kanzleisystem anbinden kann.
- Klären Sie für sich, ob Sie die Gelegenheit nutzen möchten, eine Branchensoftware einzuführen oder ob es für Sie ausreichend ist, die Mindestanforderungen zu erfüllen und zusätzlich zu Ihrem E-Mail-Programm jeweils ein Programm zur Visualisierung und zur Archivierung einzuführen.