Information nach Art. 13Datenschutzgrundverordnung

Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung

Die datenschutzkonforme Verarbeitung ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Deshalb möchten wir Sie auf diesem Wege über einige grundsätzliche Aspekte der Verarbeitung Ihrer Daten informieren.

Datenverarbeiter

Verantwortliche Stelle

Handwerkskammer Hamburg, Hauptgeschäftsführer Henning Albers, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, Tel.: 040 35905-0,  datenschutz@hwk-hamburg.de

Datenschutzbeauftragter

GLENDE.CONSULTING GmbH & Co. KG, Prof. Ulf Glende, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, Tel.: 040 35905-0,  datenschutz@hwk-hamburg.de

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Bei der Nutzung von „Big Blue Button“ (nachfolgend „BBB“) werden folgende Daten verarbeitet: Vor- und Nachname (optional Titel, optional Pseudonym), Zeitstempel, Video- und Audiodaten, ggf. Bildschirminhalte und/oder hochgeladene Präsentationsdateien (PDF), IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen, Identifikationsdaten. Es werden ausschließlich die für die Durchführung von Online-Veranstaltungen (technisch) erforderlichen personenbezogenen Daten der Teilnehmenden verarbeitet. Die Steuerung von Kamera, Ton und Bildschirminhalt erfolgt jeweils durch die Teilnehmenden selbst.

Die über die Kamera und das Mikrofon Ihres Endgeräts aufgenommenen Video- und Audiodaten werden gemeinsam mit Ihrer IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen an Server in Nürnberg, Falkenstein, Helsinki (FIN), Paris (FRA), Amsterdam (NLD) oder Warschau (POL) übermittelt. Optional kann bei Einsatz einer Präsentation die Übertragung des Bildschirminhalts freigegeben oder eine PowerPoint-Präsentation (als PDF-Datei) hochgeladen werden. Um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten bei der Übertragung zu gewährleisten, verwendet Verantwortliche Verschlüsselungsverfahren nach dem aktuellen Stand der Technik (SSL und TLS).

 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „BBB“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der „Online-Meetings“. Eine ausnahmsweise Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „BBB“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Verantwortlichen verarbeitet werden, ist § 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „BBB“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „BBB“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Die IP-Adresse und Hardwareinformationen der Endgeräte werden in der Regel für die Dauer von sieben Tagen im Access- und Error-Log des Servers für mögliche Fehleranalysen gespeichert. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. BGB i. d. R. drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind nicht verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie jedoch zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Weitergabe und Auslandsbezug

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „BBB“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „BBB“ vorgesehen ist.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Wir haben mit dem Anbieter von „BBB“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Betroffenenrechte

Widerruf erteilter Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dabei die Rechtmäßigkeit der bis dato erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Weitere Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Sie haben ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.

Beschwerderecht

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen klären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg Thomas Fuchs, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Tel.: 040 42854 -4040, Fax: 040 42854 -4000,  mailbox@datenschutz.hamburg.de

Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

Information nach Art. 13 Datenschutzgrundverordnung

Die datenschutzkonforme Verarbeitung ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Deshalb möchten wir Sie auf diesem Wege über einige grundsätzliche Aspekte der Verarbeitung Ihrer Daten informieren.

Datenverarbeiter

Verantwortliche Stelle

Handwerkskammer Hamburg, Hauptgeschäftsführer Henning Albers, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, Tel.: 040 35905-0,  datenschutz@hwk-hamburg.de

Datenschutzbeauftragter

GLENDE.CONSULTING GmbH & Co. KG, Prof. Ulf Glende, Holstenwall 12, 20355 Hamburg, Tel.: 040 35905-0,  datenschutz@hwk-hamburg.de

Hinweis

Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Verarbeitungsrahmen

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation. Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Verantwortlichen verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. BGB i. d. R. drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie sind nicht verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen. Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie jedoch zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Microsoft Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist ebenfalls durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Widerruf erteilter Einwilligung (Art. 7 DSGVO)

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dabei die Rechtmäßigkeit der bis dato erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Weitere Rechte in Bezug auf Ihre Daten

Sie haben ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.

Beschwerderecht

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen klären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien und Hansestadt Hamburg Thomas Fuchs, Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG, 20459 Hamburg, Tel.: 040 428 54 -4040, Fax: 040 428 54 -4000,  mailbox@datenschutz.hamburg.de

Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.