Außenstände einfordernInkassoservice
Der Inkassoservice der Handwerkskammer treibt seit 30 Jahren die Forderungen der Mitgliedsbetriebe ein.
Als Mitgliedsbetrieb können Sie uns Ihr Inkassomandat übertragen, wenn sich Ihr Schuldner unter Verzug befindet.
Die Inkassostelle richtet nach Erhalt Ihres Auftrages ein Mahnschreiben an Ihren Kunden. Wenn dies ohne Erfolg bleibt, werden unsere Vertragsrechtsanwälte eingeschaltet. Diese erwirken einen gerichtlichen Mahn- und anschließenden Vollstreckungsbescheid und ergreifen bis zu drei Zwangsvollstreckungsmaßnahmen (z. B. Pfändungsauftrag an den Gerichtsvollzieher, Antrag auf Offenbarungsversicherung, Kontopfändung).
Alle entstehenden Kosten, einschließlich der vollen gesetzlichen Gebühren der Rechtsanwälte, müssen natürlich die in Verzug befindlichen Schuldner erstatten, wobei deren Zahlungen zunächst auf diese Kosten verrechnet werden. Im Falle der erfolglosen Zwangsvollstreckung sind für Sie die genannten Maßnahmen durch die Inkassopauschale abgedeckt. (Daneben sind Barauslagen extra zu tragen, wie z. B. die Kosten des Gerichts oder der Gerichtsvollzieher).
Wenn nach der Einschaltung der Vertragsanwälte das Inkasso aufgrund Ihrer Entscheidung abgebrochen wird (z. B. weil Sie sich mit dem Kunden geeinigt haben) oder wenn Ihre Ansprüche in einem streitigen Prozess geklärt werden müssen, dann müssen Ihnen die Vertragsanwälte jedoch stets die vollen gesetzlichen Gebühren berechnen. Die Inkassopauschalen richten sich nach der Höhe Ihrer Forderung.
Auftragsübergabe:
Die Auftragsübergabe kann per Post, Fax, E-Mail, über das Internet (Online-Inkasso) oder durch persönliche Übergabe erfolgen.
Benötigte Unterlagen:
Rechnungen, falls vorhanden der schriftliche Auftrag, Mahnungen und ggf. Schriftwechsel in dieser Angelegenheit mit genauen Angaben zum Schuldner (Rechtsform, Geschäftsführer, Vor- und Zuname, Adresse etc.)
Die Kosten
Die von Ihnen verauslagte Inkassopauschale (ohne MwSt.) wird dem Schuldner selbstverständlich mit in Rechnung gestellt. Sie beinhaltet die Tätigkeit der Handwerkskammer und ggf. die Tätigkeit unserer Vertragsanwälte.
Bei den Vertragsanwälten anfallende Barauslagen wie Gerichtskosten etc. sind vorab von Ihnen zu verauslagen.
Zwei Beispiele der möglichen Kostenersparnis:
(Barauslagen, wie Gerichtskosten etc. sind darin nicht enthalten)
1. Forderung: 1.200,00 Euro
Kosten für Mahn- und Vollstreckungsbescheid sowie drei Maßnahmen der Zwangsvollstreckung:
Bei Beauftragung eines Rechtsanwaltes: 413,72 Euro inkl. MwSt.
Pauschale der Handwerkskammer: 89,25 Euro inkl. MwSt.
Gespart: über 300,00 Euro!
2. Forderung: 5.000,00 Euro
Kosten für Mahn- und Vollstreckungsbescheid sowie drei Maßnahmen der Zwangsvollstreckung:
Bei Beauftragung eines Rechtsanwaltes: 1.049,10 Euro inkl. MwSt.
Pauschale der Handwerkskammer: 238,00 Euro inkl. MwSt.
Gespart: über 800,00 Euro!
Kostentabelle (in Euro)
| Forderung | Pauschale ohne Mwst. | Pauschale zzgl. Mwst. |
| bis 300,00 | 25,00 | 29,75 |
| bis 450,00 | 30,00 | 35,70 |
| bis 600,00 | 40,00 | 47,60 |
| bis 750,00 | 45,00 | 53,55 |
| bis 900,00 | 50,00 | 59,50 |
| bis 1.200,00 | 75,00 | 89,25 |
| bis 1.500,00 | 90,00 | 107,10 |
| bis 2.000,00 | 110,00 | 130,90 |
| bis 4.000,00 | 130,00 | 154,70 |
| bis 7.000,00 | 200,00 | 238,00 |
| bis 10.000,00 | 270,00 | 321,30 |
| über 10.000,00 | 320,00 | 380,80 |
Die Checkliste
Eine erfolgreiche Eintreibung von Forderungen setzt unter anderem voraus, dass bei der Auftragsabwicklung alle wichtigen Daten festgehalten werden.
Wer ist mein Vertragspartner?
- Vor- und Zuname des Vertragspartners bei Privatpersonen.
- Genaue Firmierung (Name und Rechtsform: GmbH, GbR, KG, etc.).
- Wer ist der Inhaber, Geschäftsführer, persönlich haftende Gesellschafter? Tipp: Firmenbriefbogen vom Vertragspartner geben lassen.
- Ist der Vertragspartner zum Auftragsabschluss berechtigt? Vorsicht z.B. bei Hausverwaltern und Architekten, sie treten üblicherweise nicht im eigenen Namen auf. Wen vertreten sie?
- Im Schriftwechsel (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung) den Auftraggeber immer richtig und einheitlich bezeichnen.
Liegt mir der Auftrag schriftlich vor?
- Aufträge immer schriftlich festhalten, mit Datum und Unterschrift einer befugten Person.
- Gespräche und Telefonate kurz protokollieren (evtl. Zeugen).
- Werden Nachtragsvereinbarungen getroffen bzw. kommen während der Arbeit weitere Arbeiten hinzu, dann unbedingt einen kurzen Vermerk schreiben und von einer befugten Person unterschreiben lassen. Datum nicht vergessen!
Wurden Zahlungsmodalitäten und Geschäftsbedingungen vereinbart? - Liegt ein größerer Auftrag vor, schriftlich Abschlagszahlungen vereinbaren. Stimmt der Vertragspartner nicht zu: Vorsicht!!!
- Sollen Geschäftsbedingungen vereinbart werden, müssen diese ausdrücklich mit in den Vertrag einbezogen werden!
Während der Arbeiten:
- Tagesleistungen oder Arbeiten auf Weisung des Kunden sollten schriftlich fixiert und von einer befugten Person unterschrieben werden.
Nach Abschluss der Arbeiten:
- Schriftliche Bestätigung der Abnahme bzw. Abnahme unter Zeugen.
Schlussrechnung stellen mit genauer Beschreibung der erbrachten Leistungen. Stundenzettel und Aufmaße beifügen. - Eine Zahlungsfrist auf der Rechnung ist üblich, schiebt aber die Fälligkeit der Rechnung weiter hinaus.
- Eventuelle Zustellung der Rechnung als Einwurfeinschreiben, um im Streitfall den Zugang der Schlussrechnung beweisen zu können.
- Fällige Zahlungen zügig und konsequent anmahnen, möglichst schriftlich (Beweismittel).
Nach Versand der Schlussrechnung:
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Konsequente und zügige Mahnung von fälligen Zahlungen inkl. der ab Fälligkeit der Rechnung entstandenen Verzugszinsen
- Ggf. Anforderung von Sicherheitseinbehalten bei Fälligkeit
- Ggf. Rückforderung von Gewährleistungsansprüchen nach Ablauf der Frist
Der Online-Inkasso-Antrag
Die Inkassostelle richtet nach Erhalt Ihres Online-Auftrages ein Mahnschreiben an Ihren Kunden. Wenn dies ohne Erfolg bleibt, werden unsere Vertragsrechtsanwälte eingeschaltet. Diese erwirken einen gerichtlichen Mahn- und anschließenden Vollstreckungsbescheid und ergreifen bis zu drei Zwangsvollstreckungsmaßnahmen (z. B. Pfändungsauftrag an den Gerichtsvollzieher, Antrag auf Offenbarungsversicherung, Kontopfändung).
Alle entstehenden Kosten, einschließlich der vollen gesetzlichen Gebühren der Rechtsanwälte, müssen natürlich die in Verzug befindlichen Schuldner erstatten, wobei deren Zahlungen zunächst auf diese Kosten verrechnet werden. Im Falle der erfolglosen Zwangsvollstreckung sind für Sie die genannten Maßnahmen durch die Inkassopauschale abgedeckt. (Daneben sind allerdings die Barauslagen extra zu tragen, wie z. B. die Kosten des Gerichts oder der Gerichtsvollzieher). Wenn nach der Einschaltung der Vertragsanwälte das Inkasso aufgrund Ihrer Entscheidung abgebrochen wird (z. B. weil Sie sich mit dem Kunden geeinigt haben), oder wenn Ihre Ansprüche in einem streitigen Prozess geklärt werden müssen, dann müssen Ihnen die Vertragsanwälte jedoch stets die vollen gesetzlichen Gebühren berechnen.
Die Inkassopauschalen richten sich nach der Höhe Ihrer Forderung (siehe Kostentabelle).
Zahlungseingänge der Kunden teilen Sie bitte möglichst am gleichen Tage mit genauem Betrag und Datum der Gutschrift entweder uns oder (nach Beantragung des Mahnbescheides) unseren Rechtsanwälten mit.
Die gesetzliche Regelung zum Verzug
Gerät ein Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist er verpflichtet, den dadurch entstandenen Schaden zu ersetzen. Die Einzelheiten regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in den §§ 286 fortfolgende.
Gesetzliche Verzugsregelung für Werksverträge lt. BGB:
- Rechnungen werden mit Zugang fällig, sofern nicht andere Vereinbarungen getroffen sind bzw. in der Rechnung keine Zahlungsfrist gesetzt ist.
- Ist Ihr Vertragspartner eine Privatperson, gerät er unter Verzug, wenn er nach Eintritt der Fälligkeit eine Mahnung erhält und nicht bezahlt. Wollen Sie den Verzug bei Privatpersonen ohne Mahnung herbeiführen, müssen Sie darauf in der Rechnung ausdrücklich hinweisen (z.B.: Wir weisen darauf hin, dass Sie mit der Zahlung dieser Rechnung in Verzug geraten, wenn Sie diese nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung bezahlen). Dieser Hinweis ist aber nur sinnvoll, wenn Sie offene Forderungen nicht regelmäßig innerhalb eines Monats anmahnen.
- Ist Ihre Leistung der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit Ihres Vertragspartners zuzuordnen, gerät dieser auch ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung zahlt. Sie können aber mahnen, wenn Sie den Verzug schneller herbeiführen wollen.
Diese Darstellung enthält nicht alle Einzelheiten der umfassenden gesetzlichen Regelung. In Zweifelsfällen sollten Sie sich an die Rechtsabteilung oder Inkassostelle der Handwerkskammer Hamburg wenden.
Die Verzugszinsen
Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2023 bei 3,12 Prozent. Wenn Ihr Vertragspartner ein Verbraucher ist, beträgt der gesetzliche Verzugszins seitdem 8,12 Prozent (5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz).
Wenn das Geschäft aber der gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit Ihres Kunden zuzurechnen ist, beträgt der gesetzliche Verzugszins seitdem 12,12 Prozent (9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz).
Diese Verzugszinsberechnung wird auch bei Verträgen auf Basis der VOB/B angewandt.
Höhere Verzugszinsen als die oben angegebenen können ggf. aus einem anderen Rechtsgrund geltend gemacht werden (§ 288 Abs. 3 BGB), z.B. aufgrund Vereinbarung oder als Verzugsschaden.
Das Verjährungsrecht
Alle Kaufpreis- und Werklohnforderungen - also die Zahlungsansprüche - verjähren nach 3 Jahren.
Die Frist läuft ab dem Ende des Jahres, in dem die Lieferung einer Sache erfolgte oder die Handwerksleistung abgeschlossen wurde. Wenn Sie für Ihre Arbeiten die Anwendung der VOB/B wirksam vereinbarten, läuft die Frist ab dem Ende des Jahres, in dem Sie die prüfbare Schlussrechnung gestellt haben. Durch eine Mahnung wird die Verjährung nicht unterbrochen. Wenn Sie Ihren Anspruch nicht verlieren wollen, muss bis zum Jahresende eine Klage oder ein Mahnbescheid eingereicht werden.
Schalten Sie deshalb spätestens zum Jahresende die Inkassostelle ein, damit Ihre Ansprüche rechtzeitig geltend gemacht werden können.